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An RPA Primer—Three Simple Steps to Automate Your Organization

写的 Shobhana Viswanathan 通过自动化为世界带来改变 上 March 27, 2019
开发者

机器人流程自动化 (RPA) 入门教程简介

在 Automation Anywhere,我们都会遇到很多自动化问题。机器人流程自动化如何运作?我为什么需要 RPA?我如何开始使用 RPA?它很难操作吗?对我的业务安全吗?

为了帮助解决这些问题,我们决定创建一份入门教程,解释办公自动化的基本要素。无论您是公司高层还是会计人员,我们都希望帮助您了解组织的潜在价值。

在这个三部分系列读物中,我们将分解 RPA 的所有内容,从概述 RPA 开始,然后在接下来的两篇文章中进一步详述。以下您将看到:

  • 第 1 部分:什么是机器人流程自动化 (RPA),为什么我需要它?
  • 第 2 部分:我需要启用哪些 RPA 组件?如何构建和管理 RPA 机器人?
  • 第 3 部分:高级功能:认知自动化和人工智能

让我们开始吧。

第 1 部分:什么是机器人流程自动化 (RPA),为什么我需要它?

复制。粘贴。重复。重复此过程 10,000 次。

数字化时代给我们带来了许多美妙的东西,但也带来了枯燥的数字化工作。在过去,我们使用的是无碳复写纸来填写一式三份的表格;而现在,我们得麻木、重复地敲击键盘来复制和粘贴信息。

与物理机器人所做的、人类曾经从事的许多重复性而且往往极具危险性的工作类似,现在的机器人流程将我们从非常重复性(但并非真正危险)的数字化办公室工作中解脱出来。它被称为机器人流程自动化 (RPA)。

RPA 是一种将重复性流程自动化的方式,为您完成体力工作。RPA 是通过软件机器人程序或机器人来完成这项工作。这类似于在 Excel 中编写宏以自动填充电子表格中的单元格的方式。除了使用 RPA,您还可以跨程序和平台创建程序。

例如,如果我在客户服务部门工作,并且必须将客户资源管理器 (CRM) 中的数据复制并粘贴到电子表格中才能创建报表,则可以使用机器人自动执行此过程。一旦编程正确,机器人就永远不会犯错;它们可确保准确率达 100%,而且会一如既往、夜以继日地工作。这些机器人解放了员工,让他们去做更多的高价值工作,比如为客户提供附加服务。

机器人可分为两种基本类别:有人值守型和无人值守型。无人值守机器人的设计目的是在后台运行,在最少员工干预下自动完成大规模的后台功能。有人值守机器人则需要交互;它们通过自动完成某些任务来响应员工触发的操作,从而简化工作流。

我可以对哪些工作实现自动化?

几乎任何重复性任务或流程都可以自动化。从自动化简单的复制和粘贴命令,直至可以感知客户不安并将问题提交给人类的智能认知机器人。(我们将在下一版中深入讨论认知机器人。)

打开应用程序、登录(用户名和密码)、剪切和粘贴、计算、保存和关闭等基本命令,都可以自动执行。客户资源管理器系统、后台办公系统(包括会计、ERP 和供应链)以及客户数据库等应用程序都可以实现自动化。

我可以在哪里实现自动化?

在几乎任何行业中,任何人都可以从自动化中获益。RPA 在医疗、银行和金融等监管严格的行业尤其有用。《健康保险流通与责任法案》、ASC 606、GDPR 等法规可对违规行为处以严厉处罚。RPA 将确保根据监管准则正确完成合规报告。

真实的应用实例

通过真实的应用实例,让我们看看 RPA 和机器人如何在工作中为提供您帮助。

财务和会计

对于 RPA,较为常见的应用是银行业和金融服务业(有时称为 BFSI)。这是有理可据的,因为它受到严格的监管,而且准确性在处理货币问题时尤为重要。让我们看看自动化实现法规遵从性的示例,尤其是名为 ASC 606 的新法规,这是专门针对合同收入确认的指南。在下述场景中,新的销售交易信息会自动从 Salesforce.com CRM 更新到 NetSuite 财务应用程序中。

Netsuite

通过自动化流程,您不仅可以确保法规遵从性,还可以让机器人代替人类从事这种重复性工作,从而节省时间和资金。

生命科学行业

生命科学行业包括制药、生物技术、医疗器械等领域以及许多其他与医疗相关的机构。由于他们的产品实际上涉及生死,所以他们受到严格的监管。其中许多规定涉及大量报告,而这些报告则涉及大量的工作。事实上,据一家生物科技公司估计,他们每年得花 24 万小时的时间来填写监管表格。这相当于 120 个人(即 120 名全职员工)全年的工作量!

让我们看看自动化如何帮助生命科学公司完成报告。

旧方式

投诉举报,如果采用人工方式,包括以下几个步骤:

  • 客户致电投诉产品问题。
  • 详细信息(以黄色突出显示)由代表记录到公司客户资源管理器中。
  • 投诉信息,包括代表姓名、产品信息等,必须以特定形式和特定方式记录;例如,输入至电子质量管理体系的投诉模块。
  • 复制这些数据涉及将客户资源管理器中的数据复制并粘贴到 eQMS(电子质量管理体系)的手动过程。这不仅劳动强度大,而且容易出错。而且,在制药等监管严格的行业,出错并不是好事。

Automation works

这个过程被委婉地称为“转椅界面”,在这个界面中,办公室工作人员手动从一个系统复制信息并将其粘贴到另一个系统中。

自动化方式

当数据传输过程实现自动化后,复制和粘贴均由机器人在幕后完成。这一过程既快速又准确:

  • 数据由机器人复制。
  • 数据由机器人粘贴。
  • 重复。

Product complaint initiation

正如您所见,将这些非常复杂的报告表单自动化不仅节省了大量的时间,而且实际上还消除了潜在的错误。

自动化几乎可以应用于任何流程和任何行业。我们发现,不论是初创公司还是《财富》500 强公司,均在组织内实施了 RPA。

您不需要成为计算机科学家就能制造机器人。事实上,在最近一次“机器人游戏”竞赛中,顶级机器人是由企业用户(而不是软件开发人员)创建的。而现在您甚至可从 Bot Store 获得预建的机器人。

结论

正如 19 世纪末的工业革命和 20 世纪中叶的计算化一样,RPA 也是 21 世纪的一场革命。所有这些革命都使人类摆脱了体力劳动,使我们的生活变得更好、更轻松。间接地,我们也从中受益。

事实上,伦敦大学最近的一项研究表明,自动化工作场所的员工在人为工作场所因素上的评分比相应的非自动化工作场所的员工高出 33%。

此外,企业还通过自动化节省了大量的时间和金钱。《面向数据科学》的一项最新研究指出,“98% 的 IT 业务负责人表示,流程自动化对于推动业务效益至关重要”。

但您不需要研究来告诉您,您应该自动化。这是众所周知的。而在现实中,这其实很简单。您可以免费试用 RPA,亲自见证效果。

请继续关注第 2 部分:我需要启用哪些 RPA 组件?