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Optimizing Accounting with RPA and Cognitive Automation

写的 Semyon Sergunin 工作场所的软件机器人 上 October 25, 2018

会计自动化已成为许多组织最重要的 IT 项目之一。有效地管理商品和服务付款的能力对于每个组织的财务状况以及供应商和合作伙伴关系至关重要。那么,为什么大多数组织仍然依赖于人工或半自动化的采购付款流程呢?

尽管这个问题的严重性各不相同(在一些极端情况下,应付账款 (AP) 文员仍然拿着纸质发票追着高管们,让其在上面签字),但大多数公司运用了某种技术通过电子邮件或工作流程自动化系统发送数字发票,以获得审批和跟踪财务往来。遗憾的是,这些系统时常中断,需要人工反复核对以及将数据从一个系统提取到另一个系统才能完成处理。我们又不能因系统集成效果不佳或者功能有限而怪罪于 IT 经理。这些流程是如此复杂、充满变数且反复无常,以至于由业务分析人员驱动并由 IT 组织实施的自上而下的传统自动化方法只能带来这么多的价值。

机器人流程自动化 (RPA) 引入了一种截然不同的自动化方法,其中会计经理等企业用户能够驱动重复任务的自动化,而 IT 人员能够实施组织所需的控制、管理和企业级安全性。软件机器人(也称为机器人)充当连接器,填补了以前由人类操作员处理的系统之间的空白。通过连接独立的系统,RPA 机器人不仅可简化流程,实现端到端自动化,而且可接管繁琐任务以简化和提升人类操作员的工作。

不过,即便 RPA 自身也有其限制。传统的 RPA 仅处理结构化数据,即数据库或电子表格中的数据。但是,当 AP 文员处理发票时,这些发票是文档,而不是数据库表。我们将这些类型的文档归类为半结构化,因为它们有一组已知的数据字段,但是可以采用各种格式,其中数据不容易提取。在这里使用自动化需要一定的认知技能来分析发票,并将其数据放入 ERP 或会计系统的数据库中。

同样,如果我们正在寻找端到端流程自动化(这将带来成倍增加的好处),则与部分自动化相反,我们需要自动完成这些认知任务。随着人工智能 (AI) 技术的发展,这些任务也可以通过认知自动化工具来实现,比如 IQ Bot

IQ Bot 运用计算机视觉、OCR、自动文档分析、模糊逻辑和机器学习 (ML) 的组合,自主处理文档并提取所需的信息。以下各图显示了如何通过利用 RPA 机器人和认知 IQ Bot 的组合(图 2)自动实现人工应付账款流程(图 1)。

Automation Anywhere
图 1
Automation Anywhere
图 2

若要详细了解 RPA 和认知自动化如何实现会计转型,请阅读此白皮书

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